Lewat “Simpanse”, Surat Cepat Sampai ke Pimpinan dan Arsip Tertata Rapi

24

Radartuba.com, TUBABA- Proyek Perubahan (Proper) Peserta Diklatpim III angkatan II tahun 2019 asal Kabupaten Tulang Bawang Barat (Tubaba) secara umum bertujuan untuk meningkatkan kinerja pelayanan publik, serta optimalisasi pelaksanaan tugas, kewenangan dan kewajiban pemerintah daerah setempat. Inovasi dan gagasan yang dilahirkan melalui proper tersebut juga diharapkan dapat menjadi motivasi bagi seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN) di Kabupaten Tubaba untuk mengubah pola pikir (mindset), yakni terus berusaha semaksimal mungkin dalam melayani masyarakat, serta bekerja secara profesional dengan penuh tanggung jawab.

Salah satunya adalah Sistem Pelayanan Surat Elektronik (Simpanse) pada Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten (Setdakab) Tubaba, yang merupakan pengembangan E-Office dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan, baik di internal pemerintahan maupun kepada masyarakat (pelayanan publik).

“Bagian Umum Setdakab Tubaba  terus berbenah, baik dalam segi informasi maupun dalam pemberkasan dan penyimpanan surat menyurat. Melalui Program Simpanse yang kita gagas tersebut, terkait urusan pengarsipan surat menyurat dan penyampaian informasi kepada pimpinan diharapkan dapat dilakukan dengan cepat,”ungkap Apriansyah S.STP, M.Si, Kepala Bagian Umum dan Protokol Setdakab Tubaba saat ditemui wartawan di ruang kerjanya, Rabu (25/9).

BACA JUGA:  Patuhi Aturan, Pemkab Tubaba Serahkan LPKD 2018 ke BPK RI

Menurutnya, sistem yang digunakan selama ini masih sistem manual (buku) dan itu menjadi kendala saat ini, khususnya jika pimpinan sedang tidak berada ditempat, sehingga penyampaian surat masuk yang ditujukan ke pimpinan menjadi lambat. Dengan adanya aplikasi ini (Simpanse), proses surat yang masuk langsung di scan secara elektronik yang kemudian akan didistribusikan langsung ke pimpinan.”Gagasan ini (Simpanse) adalah sebagai antisipasi jika pimpinan tidak di tempat sehingga mempercepat dan memudahkan  dalam menyampaikan informasi kepada pimpinan,”terangnya.

Terkait pengarsipan, lanjutnya, melalui aplikasi Simpanse seluruh surat akan diarsipkan sesuai kode dan tupoksinya agar dapat tertata rapi dan tidak hilang, sehingga ketika dibutuhkan hanya tinggal membuka link yang telah disimpan tersebut.” Yang jelas, aplikasi Simpanse telah kita terapkan dan tidak menutup kemungkinan untuk jangka panjang kita juga akan menyentuh ke dinas-dinas agar menggunakan aplikasi ini. Kita juga siap memberikan pembelajaran tentang penggunaan aplikasi ini,”tukasnya. (ded)